近期拜访了一家三方云仓公司。他们两年前就购置了一套WMS系统，前前后后投入了二十多万。然而一直以来，仓库运营状况却并未得到显著改善：货物的出入库信息，全靠仓库管理员手动录入WMS系统，货物摆放杂乱无章，库存盘点困难重重，订单处理效率也极为低下，感觉WMS系统没发挥多大作用，就是个简单的库存记录工具。很多关键的业务数据，还是依赖传统的纸质报表和口头沟通，各部门各自为政，老板想要获取准确及时的运营数据，往往需要耗费大量时间。

最近一年，电商行业竞争愈发激烈，仓储物流成本不断攀升，利润空间被进一步压缩。老板意识到，必须加强内部管理，充分发挥WMS系统的效能，才能提升企业竞争力。

于是，他们联系了原来的软件供应商，供应商表示，目前系统版本较旧，需要进行升级，升级需要额外支付费用，同时还需要安排专门的培训课程，培训费用也需单独计算。这一沟通和评估的任务，落到了运营总监的肩上。面对这种情况，究竟该如何处理呢？我当面给他分享了以下思路：

深入剖析前期失败根源：首先，要全面且深入地分析之前WMS系统未能有效应用的原因。这可能涵盖技术层面的问题，比如系统与现有硬件设备不兼容、系统功能存在缺陷；管理方面的问题，如仓库作业流程不规范、缺乏有效的监督考核机制；员工层面的问题，像员工对系统存在抵触情绪、操作技能不足；以及预算超支、项目推进时间延误等因素。可以先让仓库各部门员工填写详细的问题反馈表，再组织内部会议进行总结归纳，形成一份全面的问题分析报告。


重新精准评估业务需求：基于对失败原因的深入分析，重新评估三方云仓公司对WMS系统的业务需求。确保所确定的需求既符合实际情况，又切实可行，并且与公司的长期发展战略相契合。需求不仅要考虑仓库一线操作人员的日常作业需求，还要兼顾公司管理层对仓库运营数据监控、决策支持的需求，以及公司未来业务拓展可能带来的新需求，要进行全方位、多层次的考量。


制定周全详细的实施计划：制定一份详尽的实施计划，涵盖时间进度表、预算安排、资源分配方案以及风险管理策略。对现有系统升级可能面临的风险，如数据迁移风险、系统兼容性风险等进行全面评估；若考虑更换新的WMS系统，要对新系统的采购成本、实施风险、与现有业务系统的集成风险等进行综合对比分析。针对可能出现的各种问题，提前制定应对措施，确保在与老板汇报时，能够提供充分、准确的信息，让老板看到你对项目的用心和把控能力。如果选择新的WMS供应商，务必挑选一家经验丰富、信誉良好、在云仓行业有成功案例的供应商，确保其能够提供全方位、高质量的支持和服务，有效把控项目进度。


强化培训与沟通工作：确保仓库所有员工都充分了解WMS系统能够带来的实际好处，并接受系统、全面的培训。制定有效的沟通策略，通过多种渠道，如定期会议、内部培训、线上交流群等，向员工传达系统上线的重要性和意义，减少员工的抵触情绪。同时，建立异常问题处理机制，明确在项目实施过程中遇到异常情况时的处理流程和责任人，确保项目能够顺利推进。


采用分阶段实施策略：考虑采用分阶段实施WMS系统的方式，从仓库最核心、最关键的业务流程入手，如订单处理、库存管理等，先确保这些关键环节的系统应用成功，再逐步扩展到其他业务领域和部门。这样可以有效降低企业的信息化风险，同时便于对每个阶段的投入和产出进行对比分析。在实施过程中，要高度重视数据的准确性和完整性，因为数据是WMS系统的核心基础，只有准确完整的数据才能为仓库运营提供有效的决策支持。


建立持续监控与改进机制：WMS系统上线后，要建立持续的监控机制，实时跟踪系统的运行性能，收集用户反馈意见。根据反馈信息，及时对系统进行必要的调整和优化。组建一个由内部IT技术人员和外部专业顾问组成的支持团队，确保系统在运行过程中遇到问题能够得到及时解决，保障系统稳定、顺畅运行。要认识到，WMS系统的上线只是一个开始，后续的服务和支持同样重要。


重视行业经验丰富的顾问：三方云仓行业具有其特殊性，业务模式多样，涉及多客户、多品类货物的存储与管理。因此，寻找具有丰富云仓行业经验的顾问至关重要，他们能够凭借过往项目经验，让你在实施过程中少走很多弯路。例如，在货物存储规划方面，如何根据货物特性、出入库频率等因素进行合理布局；在订单处理环节，如何优化作业流程，提高订单处理效率；在库存管理方面，如何实现精准盘点、有效控制库存水平等。这些问题不仅要有理论解决方案，最好还能提供实际案例参考，了解其他云仓企业是如何成功解决类似问题的，借鉴成熟的管理经验。


此外，我也经常跟团队成员、客户强调：WMS系统实施服务，不仅仅是引入一套软件工具，更是对仓库运营管理模式的一次全面变革，涉及组织架构调整、人员岗位变动以及企业文化重塑等多个层面。要通过有效的变革管理措施，确保所有员工都能够积极适应新系统带来的变化。同时，要确保WMS供应商能够提供持续的技术支持和系统升级服务，其服务能力直接关系到系统的长期稳定运行和企业的持续发展。通过以上多个维度的综合分析和考量，选择一款真正适合自身企业发展的WMS管理软件工具，切实解决仓库管理中的实际问题，为企业创造实实在在的价值，这样个人在职场上也才能获得更多晋升和加薪的机会。如果大家有WMS选型和学习相关的问题，欢迎在评论区留言，也可以进行体系化的学习交流。